Etiketten sorgen für jede Menge Ordnung, denn sie ist das halbe (Büro)leben, wobei die richtige Beschriftung für Ordner und Akten entscheidend ist, um sie rasch wieder zu finden.
Gerade im Büroalltag gehören korrekt und vor allem ordentlich beschriftete Ordner und Akten zum Einmaleins der täglichen Arbeit. Auch wenn in heutiger Zeit vieles per EDV gelöst wird, so gibt es dennoch zahlreiche Dokumente, welche im Original aufgehoben und dementsprechend abgelegt werden müssen. Neben den klassischen Etiketten, beispielsweise für Adressaufkleber, kommen vor allem Rückenschilder für Ordner und Aktenaufkleber zum Einsatz, die je nach Einsatzgebiet mehr oder weniger aufwendig beschriftet werden müssen. Denn ohne diese Hilfsmittel herrscht in einem modernen Büro schnell das Ablagechaos und die Arbeit gerät dadurch unnötig ins Stocken. Ebenso lässt sich die Außenwirkung eines Unternehmens verbessern, wenn professionelle Visitenkarten an Geschäftspartner weitergereicht werden und die Kontaktdaten nicht nur per Hand auf einem Notizzettel vermerkt werden.
Welche Rolle spielen Etiketten?
Aber nicht nur auf beruflicher Ebene sollte über den Einsatz von Etiketten und Aufklebern nachgedacht werden, auch im privaten Bereich sind diese kleinen Helfer für eine gute Haushaltsführung wichtig. Steuerbescheide, Miet- oder Kaufverträge oder Versicherungspolicen lassen sich im Bedarfsfall in einem korrekt beschrifteten Ordner schneller finden als in einem Berg aus Unterlagen. Etiketten können aber auch in anderen Bereichen des täglichen Lebens eingesetzt werden, etwa beim Ausmisten und Verstauen nicht mehr benötigter Wohnungsartikel im heimischen Keller lassen sich Kisten mit einem kleinen Handgriff für den späteren Bedarf optimal anpassen. Oder aber die frisch gekochte Marmelade wird mit einem Etikett auf dem Glas aufgewertet.
Etikett ist nicht gleich Etikett
Wer sich einmal näher mit dem Etikettieren beschäftigt hat, musste wahrscheinlich schnell feststellen, dass es die Aufkleber so ziemlich in jeder Ausführung gibt. Sei es in rechteckiger Form als 24facher Adressaufkleber auf einem Bogen oder aber als dreifaches Ordnerückenschild: für nahezu jeden Verwendungszweck lassen sich Etiketten beschriften. Die einfachste Lösung stellt hierbei die Nutzung des PCs dar; allerdings tritt neben dem Vorteil der besseren Lesbarkeit ein nicht zu verachtendes Problem auf: wie bekommt man den Text genau auf ein Etikett, wenn man die genaue Größe nicht kennt und das Einrichten einer Druckvorlage zu Scheitern droht? Hier haben viele Softwarefirmen eine entsprechende Lösung im Portfolio: sogenannte Etikettier- oder Labelprogramme. Drei dieser Gattung möchten wir Ihnen nunmehr kurz vorstellen.
Rüschi
Wie es der Name schon vermuten lässt, richtet sich das Programm hauptsächlich an Kunden, welche Ordnerrücken beschriften möchten. Dabei bietet die Software die fünf gängigsten Formate für die Beschriftung an: sei es dem viel beschworenen Adressaufkleber oder dem klassischen Leitz-Ordner: der Nutzer kann im Rahmen der Vorlage die Texte- und Beschriftungen frei wählen und diese dann letztendlich entweder auf vorgefertigte Etikettdruckbögen oder aber auf Papier drucken lassen. Der große Vorteil bei Rüschi ist neben der Tatsache, dass es sich hierbei um ein Freewareprogramm handelt, die direkte Nutzung der Software komplett ohne Installation. Somit lässt sich Rüschi beispielsweise auf mehreren Rechner etwa mit einem USB-Stick ausführen.
labeljoy
Das zweite Programm labeljoy richtet sein Augenmerk zwar auch auf den Druck von Ordnerschildern, allerdings wird die Gestaltungs- sowie die Druckoberfläche auf Ordner, Namensschilder, Karten und Briefe erweitert. Dabei ist die Handhabung sehr einfach gehalten, sodass selbst PC-Neulinge nach kurzer Zeit gute Ergebnisse erzielen können. Das Highlight von labeljoy liegt allerdings in der Funktion Barcode. Hier lassen sich aus eigenen Vorgaben Barcodes erstellen und ausdrucken, welche etwa dann zum besseren Auffinden der Ablage eingelesen werden können. Vorausgesetzt die entsprechende Lesemöglichkeit ist gegeben. Labeljoy bietet neben einer Testversion insgesamt drei preispflichtige Kaufmöglichkeiten an, wobei gerade für Unternehmen die Multilösung zur Nutzung an verschiedenen Arbeitsplätzen am interessantesten ist.
Avery Zweckform Assistent
Einer der führenden Hersteller von Etiketten, Avery Zweckform, gibt die Verantwortung zum Druck der eigenen Produkte nicht aus der Hand, sondern liefert direkt eine Softwarelösung, welche für jedes Produkt ein entsprechendes Vorlagenfenster vorsieht. Dadurch ist gewährleistet, dass die Nutzer Produkte dieser Marke reibungslos und relativ einfach beschriften können. Praktischerweise sind alle Artikel mit einer eigenen Referenznummer erfasst, sodass der Nutzer nicht lange nach der passenden Vorlage suchen muss, sondern per Eingabe dieser Nummer sofort die passende Druckoption angezeigt bekommt.
Der Drucker ist die halbe Miete
Apropos Drucker: die beste Gestaltung eines Etiketts nützt nicht viel, wenn der genutzte Drucker nur schlechte Qualität abliefert. Hierbei sollte neben dem Drucker und dessen Präferenzen (Heim- oder Bürodrucker) vor allem überprüft werden, ob der Ausdruck der Etiketten in schwarz-weiß oder in Farbe vorgenommen werden soll. Um optimal vorbereitet zu sein, sollten Sie nur spezielles Etikettierpapier verwenden. Und vor allem sollten Sie den Drucker vor der Nutzung richtig warten oder warten lassen. Somit lassen sich etwaige Druckfehler mangels Farbe im Voraus gut unterbinden.
Übersicht
Alle Nutzer von Etiketten, Visitenkarten und Co sollten sich genau überlegen, ob nicht die Anschaffung einer Softwarelösung der richtige Weg ist. Damit lässt sich im Alltag, gerade wenn der Druck von Aufklebern und Etiketten sehr oft vorgenommen wird, erhebliche Zeit sparen. Und da die vorgestellten Programme bis auf labeljoy allesamt kostenlos sind, lassen sich diese auch auf Herz und Nieren testen und könne bei Bedarf entsprechend ausgetauscht werden. Ordnung und Auftritt sind das halbe Leben und mit einem entsprechenden Programm hat man mehr davon.
Etiketten und Aufkleber: Mehr Ordnung im Büro und im Alltag
Im hektischen Büroalltag sind korrekt beschriftete Ordner und Akten ein Muss. Auch wenn digitale Technologien immer wichtiger werden, gibt es nach wie vor Dokumente, die Sie in physischer Form aufbewahren und ordentlich abgelegen wollen. Rückenschilder für Ordner und Aktenaufkleber sind hierbei unverzichtbare Hilfsmittel. Denn ohne diese Etiketten droht im modernen Büro schnell das Chaos, was die Arbeit unnötig behindert. Aber nicht nur in Unternehmen, sondern auch im privaten Bereich sind Etiketten und Aufkleber für eine effiziente Haushaltsführung von Bedeutung. Sie helfen, wichtige Dokumente wie Steuerbescheide, Verträge oder Versicherungspolicen schnell zu finden. Außerdem können Etiketten in vielen anderen Lebensbereichen nützlich sein, sei es beim Beschriften von Kisten im Keller oder beim Aufwerten von selbstgemachter Marmelade.
Vielfalt der Etiketten
Es gibt eine erstaunliche Vielfalt von Etiketten und Aufklebern für unterschiedliche Anwendungsbereiche. Egal, ob es sich um Adressaufkleber, Rückenschilder für Ordner oder individuelle Aktenaufkleber handelt, es gibt für nahezu jeden Verwendungszweck die passende Lösung. Die einfachste Möglichkeit, Etiketten zu beschriften, ist die Verwendung eines Computers. Allerdings kann es schwierig sein, den Text genau auf die Etikettengröße abzustimmen, besonders wenn keine passende Druckvorlage verfügbar ist. Hier bieten viele Softwareunternehmen eine Lösung: Etikettier- oder Labelprogramme. Im Folgenden stellen wir drei solcher Programme vor.
Einfaches Etikettieren mit Labelprogrammen
1. LabelJoy: Dieses Programm bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche und zahlreiche Vorlagen für Etiketten aller Art. Es ermöglicht die einfache Erstellung von Barcode-Etiketten, Adressaufklebern, Namensschildern und vielem mehr. LabelJoy unterstützt den Import von Daten aus Excel oder anderen Datenquellen, um Etiketten effizient zu beschriften.
2. Avery Design & Print: Avery ist ein bekannter Hersteller von Etiketten und bietet eine kostenlose Software namens Avery Design & Print an. Mit dieser Software können Sie Etiketten und Aufkleber ganz einfach gestalten und bedrucken. Sie bietet eine Vielzahl von Vorlagen und ermöglicht die individuelle Anpassung von Text, Bildern und Farben.
3. Maestro Label Designer: Dieses Online-Labelprogramm bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche und eine Vielzahl von Vorlagen für Etiketten und Aufkleber. Es ermöglicht die einfache Gestaltung und den Druck von Etiketten für verschiedene Anwendungen. Maestro Label Designer bietet auch die Möglichkeit, Etiketten in großen Mengen zu drucken.
Unser Fazit
Etiketten und Aufkleber sind unverzichtbare Hilfsmittel, um Ordnung im Büro und im Alltag zu halten. Mit den richtigen Labelprogrammen wird das Etikettieren zum Kinderspiel. Egal, ob du Adressaufkleber für geschäftliche Korrespondenz benötigst oder deine persönlichen Unterlagen ordentlich beschriften möchtest, diese Programme helfen dir dabei, Etiketten professionell und effizient zu erstellen. Damit behältst du stets den Überblick über deine Dokumente und sorgst für mehr Ordnung und Struktur in deinem Arbeits- und Privatleben. (Erstveröffentlichung: 13.11.2014 – Aktualisierung: 02.10.2023 – Foto: Gerd Altmann von Pixabay)